Tulisan 3 tentang "Organisasi Informal"

ORGANISASI INFORMAL

Organisasi informal adalah organisasi yang akan timbul apabila anggota organisasi formal merasa kebutuhannya tidak terpenuhi oleh organisasi formal. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa organisasi informal dapat disebut sebagai suatu bayangan organisasi formal. Kebutuhan-kebutuhan yang dimaksud adalah :

1.Kebutuhan sosial

2. Perhatian (simpati)

3. Rasa memiliki dan pengenalan diri

4. Pengetahuan tentang perilaku yang diterima

5.Kesempatan berpengaruh dan berkreasi

6. Bantuan dalam pencapaian tujuan

7. Pelestarian nilai – nilai budaya

8. Komunikasi dan informasi

Organisasi informal juga memiliki karakteristik khusus yaitu :

1. Standard perilaku

2. Tekanan untuk menyesuaikan diri

3. Kepemimpinan informal

4. System status

Manfaat organisasi informal adalah :

1. Sebagai pendukung tujuan organisasi

2. Sebagai alat komunikasi tambahan

3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial

4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

Argiyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan informal berbeda :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi.

Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

2. Kepemimpinan.

Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.

3. Pengendalian perilaku.

Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4. Ketergantungan.

Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.

Kelebihan Organisasi Informal :

• Mendorong akuntabilitas yang lebih besar terhadap hasil akhir (output yang dihasilkan)

• Memungkinkan terjadinya diversifikasi ketrampilan (cross functional skills)

• Koordinasi antar fungsi didalam tiap posisi menjadi lebih mudah

Sedangkan kekurangan Organisasi Informal yaitu :

• Berpeluang menggunakan ketrampilan dan sumber daya secara tidak efisien

• Menuntut adanya ‘multiple role’ pada para karyawan sehingga dapat menimbulkan work stress

• Hanya terpaku pada satu produk tertentu (output)

Contoh bentuk Organisasi Informal yaitu Arisan.

Arisan adalah kelompok orang yang mengumpulkan uang (harta lain sebagai pengganti uang) secara teratur pada tiap-tiap periode tertentu. Setelah uang terkumpul, salah satu dari anggota kelompok akan keluar sebagai pemenang. Penentuan pemenang biasanya dilakukan dengan jalan pengundian, namun ada juga kelompok arisan yang menentukan pemenang dengan perjanjian.

Di Indonesia, dalam budaya arisan, setiap kali salah satu anggota memenangkan uang pada pengundian, pemenang tersebut memiliki kewajiban untuk menggelar pertemuan pada periode berikutnya arisan akan diadakan.

Arisan beroperasi di luar ekonomi formal sebagai sistem lain untuk menyimpan uang, namun kegiatan ini juga dimaksudkan untuk kegiatan pertemuan yang memiliki unsur "paksa" karena anggota diharuskan membayar dan datang setiap kali undian akan dilaksanakan.

Arisan juga terbagi menjadi beberapa jenis, yakni :

1. Arisan Keluarga

2. Arisan Ibu-ibu PKK

3. Arisan Baak-bapak se-RT,

4. Arisan antarpelajar, dll.

Tugas 5 softskill

SOAL-SOAL

1.    Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui ?

2.    Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara apa ?

3.    Apa yang anda ketahui tentang Record Retention Schedule ?

4.    Apa yang anda ketahui dengan tabulating ?

JAWABAN

1.    Cara penyusunan paper/warkat, misalnya :

·      Sistem penyusunan papers menurut abjad

·      Sistem penyusunan papers menurut subyek

·      Sistem penyusunan papers menurut waktu

·      Sistem penyusunan papers menurut daerah

·      Sistem penyusunan papers menurut nomor

   

2.  Untuk penyusunan warkat wesel, cek, atau surat pembelian di susun berdasarkan sistem penyusunan papers menurut nomor.

3.    Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, ataupun disposisi dari record untuk menentukan record-record mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya, serta jenis record mana yang dan dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karea sudah tidak diperlukan lagi.

4.    Tabulating adalah suatu cara mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel, sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, dan bisa memberikan analisa yang rasional, obyektif serta menunjukkan logika hubungan antara data, fakta, peristiwa dan lainya.

Tulisan 2 tentang Kepemimpinan

KEPEMIMPINAN

Dalam pembahasan tulisan kali ini, saya akan menjabarkan uraian tentang Kepemimpinan. Di dalam tulisan ini saya mengumpulkan banyak referensi tentang pengertian kepemimpinan yang sebenarnya. Serta kondisi kepemimpinan Bangsa Indonesia menurut para ahli.

Pengertian Kepemimpinan :

©    Tannabaum, Weschler dan Nassarik (1961)

Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi, dalam situasi tertentu dan langsung melalui proses komunikasi untuk mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu.

©    Rauch dan Behling (1984)

Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktivitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama.

©    Fiedler (1967)

Kepemimpinan pada dasarnya merupakan pola hubungan antara individu-individu yang menggunakan wewenang dan pengaruhnya terhadap kelompok orang agar bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan. Ini mengandung arti bahwa pemimpin yang berhasil mestilah seseorang yang mampu membangun pola hubungan yang baik dengan pengikutnya, mampu menggunakan wewenang dan pengaruhnya dalam proporsi dan situasi yang tepat untuk membawa followernya bersama-sama bergerak dalam irama langkah teratur menuju tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Menurut para ahli, kondisi Kepemimpinan di Indonesia :

©    Mannulang (2008), persoalan kepemimpinan yang dihadapi bangsa ini adalah karena model pemimpin yang sudah dibangun dimasyarakat adalah sesuatu yang salah, juga proses untuk menghasilkan pemimpin pun tidak mendukung untuk menghasilkan produk pemimpin yang benar.

©    Laksmono (2008), situasi Indonesia sekarang karena konsep kita belum terbangun menyiapkan pemimpin, sehingga muncul politisi aktor dadakan.

©    Barry Z. Posner, kepemimpinan dan kredibilitas tergantung pada hati, bukan hanya otak. Kedua hal tersebut seharusnya ada pada setiap Pemimpin di negara in. Yakni punya intelektualitas yang cerdas dan juga punya hati yang ikhlas untuk memimpin bangsa ini lepas dari berbagai permasalahan yang semakin kompleks. Dengan penyatuan dua hal tersebut, maka tentunya bangsa ini akan mampu membentuk pemerintahan Negara Indonesia yang sesuai dengan cita-cita proklamasi kemerdekaan Indonesia yang termaktub dalam pembukaan UUD 1945, yaitu melindungi segenap bangsa Indonesia menuju kesejakteraan umum, kecerdasan bangsa, dan keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia.

Dari beberapa referensi di dapatkan kesimpulan bahwa Negara ini membutuhkan sosok pemimpin yang kuat dalam konteks luas. Mungkin ciri-ciri pemimpin yang tepat untuk saat ini di Indonesia adalah pemimpin yang transformasional. Negara ini memerlukan pemimpin yang memiliki intelektualitas dalam arti luas. Yakni tidak hanya mampu memahami semua persoalan dengan baik, namun juga mampu menangkap berbagai esensi dari persoalan itu dan membuat kebijakan yang tepat. Ia akan berpihak pada intelektualitas yang murni yakni demi kepentingan seluruh rakyat ketimbang demi kemakmuran segolongan orang tertentu saja. Selain itu, seorang pemimpin yang transformasional mestilah juga kharismatik. Ia memiliki integritas kepribadian dan moral yang baik. Pemimpin yang demikian pastilah akan mementingkan upaya penegakan moralitas dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Pemberantasan korupsi, suap, dan nepotisme, serta berbagai indisipliner akan mendapatkan perhatian sangat serius. Seorang pemimpin transformasional adalah yang memiliki kemampuan memanajemen perbedaan. M

Menurut Chemers dan Ayman (1993), ada empat (4) karakter penting dalam kepemimpinan organisasi multikultural, seperti halnya Indonesia, yaitu:

§  Pribadi yang memiliki visi yang luas, yang mengakui dan mendukung perbedaan dalam
komunitas organisasi.

§  Memiliki pengetahuan yang luas mengenai dimensi-dimensi diversitas dan memiliki
kesadaran mengenai permasalahan multikultural.

§  Terbuka untuk melakukan perubahan di dalam dirinya.

§  Membimbing dan mengarahkan pegawai yang berbeda-beda latar belakang budayanya.

Tugas 4 softskill

SOAL-SOAL

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil ?

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel ?

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui ?

4. Sebutkan Prinsip dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja ?

JAWABAN

1. Syarat-syarat komunikasi yang baik dan berhasil adalah sebagai berikut :

a. Jelas, yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.

b. Tepat, dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.

c. Sasaran, tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim.

2. Mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel yaitu dengan melakukan pemeriksaan ulang pada data-data tersebut hingga semua datanya benar.

Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. Cara penyusunan paper/warkat, misalnya :

• Sistem penyusunan papers menurut abjad

• Sistem penyusunan papers menurut subyek

• Sistem penyusunan papers menurut nomor

• Sistem penyusunan papers menurut daerah

• Sistem penyusunan papers menurut waktu

4. Prinsip dalam dari Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja :

• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

• Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsure kegiatan organisasi dan sebagainya.

• Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

• Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.

• Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya surat prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling berhubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju kearah satu tujuan.

• Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

• Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampila tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.

Tugas 3 softskill

SOAL-SOAL

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui?

2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal?

3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi?

4. Jelaskan perbedaan dari tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja?

JAWABAN

1. Gaya kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya. Ada 3 macam gaya kepemimpinan yang berbeda:

a. Otokrasi,mempunyai ciri-ciri:

• Kebijjaksanaan dilakukan oleh pemimpin

• Teknik dan langkah di dikte oleh atasan

• Pemimpin biasanya mendikte tugas setiap anggotanya

• Pemimpin cenderung menjadi pribaddi dalam pujian dan kecamannya terhadap setiap anggota

b. Demokratis, mempunyai ciri-ciri:

• Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pimpinan.

• Kegiatan-kegiatan didiskusikan langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan untuk petunjuk-petunjuk teknis pemimpin mengarahkan dua atau alternative prosedur yang dapat dipilih.

• Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok

• Pemimpin adalah obyektif atau “fact minded”.

c. Laissez Faire, mempunyai cirri-ciri:

• Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pimpinan.

• Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pimpinan yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya.

• Sama sekali tidak ada partisipasi dari pimpinan dalam penentuan tugas

• Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

2. Manfaat dari organisasi informal, antara lain :

• Sebagai alat komunikasi tambahan

• Alat pemuas kebutuhan sosial

• Dapat membantu kegiatan managerial

• Sebagai sarana kegiatan diskusi dan tukar pikiran

3. Jenis bagan atau skema struktur organisasi :

Berdasarkan teknik atau cara membuatnya:

• Skema organisasi Tegak Lurus dari atas ke bawah

• Skema organisasi Mendatar dari kiri ke kanan

• Skema organisasi gabungan Tegak Lurus dan Mendatar

• Skema Organisasi Lingkaran

• Skema Organisasi Gambar

Berdasarkan isi atau fungsi didalamnya:

• Skema Organisasi Fungsional

• Skema Organisasi Jabatan

• Skema Organisasi Nama

• Skema Organisasi Nama dan Jabatan

• Skema Organisasi Struktur

4. Tata kerja adalah suatu cara melaksanakan pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisiensi yang maksimal.

Prosedur adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya, mau menuju kemana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaaan tersebut dapat diselesaikan.

Sedangkan sistem kerja adalah susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu, sehingga terbentuklah suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.